W tym artykule dowiesz się, jak przeprowadzić "inwentaryzację w ciemno" — czyli spis, podczas którego pracownicy fizycznie liczą towary, nie widząc stanów magazynowych ani różnic inwentaryzacyjnych obliczonych przez system.
Z tej metody warto korzystać, gdy chcesz sprawdzić, czy stan rzeczywisty jest zgodny ze stanem magazynowym zapisanym w systemie, a jednocześnie uniemożliwić pracownikom dostosowywanie wprowadzanych ilości do wartości widocznych w systemie.
Inwentaryzację w ciemno można skonfigurować wyłącznie w Chmurze Dotykačka. Funkcja ta nie jest dostępna bezpośrednio na kasach POS.
Czym jest inwentaryzacja w ciemno i dlaczego warto z niej korzystać?
Podczas standardowej inwentaryzacji pracownicy widzą stany magazynowe obliczone przez system i wprowadzają obok nich stany rzeczywiste, czyli ilości ustalone podczas fizycznego liczenia towaru. Może to prowadzić do sytuacji, w której zamiast dokładnie przeliczyć towar, pracownik jedynie potwierdza ilość wskazaną przez system.
W przypadku "inwentaryzacji w ciemno" stany magazynowe oraz różnice inwentaryzacyjne są ukryte. Dzięki temu pracownicy wykonują rzeczywisty spis towaru bez sugerowania się danymi zapisanymi w systemie. Różnice inwentaryzacyjne są widoczne dla osób uprawnionych dopiero po zakończeniu liczenia.
Inwentaryzację w ciemno można przeprowadzić na dwa sposoby:
- Cyfrowo: Pracownicy wprowadzają stany rzeczywiste bezpośrednio w Chmurze Dotykačka za pomocą komputera, tabletu lub telefonu. Odpowiednie ustawienia uprawnień pozwalają ukryć przed nimi stany magazynowe oraz różnice inwentaryzacyjne.
- Na papierze: Drukujesz arkusz inwentaryzacyjny bez stanów magazynowych. Pracownicy wpisują na nim stany rzeczywiste, a następnie dane są ręcznie przepisywane do Chmury Dotykačka.
Cyfrowa inwentaryzacja w ciemno
Pracownicy wprowadzają stany rzeczywiste bezpośrednio w Chmurze Dotykačka, ale dzięki odpowiednio skonfigurowanym uprawnieniom nie widzą stanów magazynowych ani różnic inwentaryzacyjnych.
- Utwórz dostęp dla pracownika: W ustawieniach Chmury Dotykačka utwórz nowego użytkownika, korzystając z adresu e-mail pracownika.
- Włącz uprawnienia do inwentaryzacji: Włącz uprawnienia "Dostęp do magazynów → Dostęp do listy inwentaryzacji → Przeprowadzanie inwentaryzacji".
- Wyłącz uprawnienia umożliwiające wyświetlanie różnic: Pozostaw wyłączone opcje "Wyświetlanie różnic inwentaryzacyjnych" oraz "Wyświetlanie szczegółów inwentaryzacji". Wyłączenie obu uprawnień powoduje ukrycie stanów magazynowych oraz obliczonych przez system różnic inwentaryzacyjnych.
- Zapisz ustawienia: Jeśli pracownik jest aktualnie zalogowany do Chmury Dotykačka, po zmianie uprawnień musi się wylogować i ponownie zalogować, aby nowe ustawienia zaczęły obowiązywać.
Po prawidłowym skonfigurowaniu uprawnień pracownik może wprowadzać stany rzeczywiste bez dostępu do stanów magazynowych. Różnice inwentaryzacyjne pozostają widoczne wyłącznie dla użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienia.
Inwentaryzacja w ciemno na papierze
Jeśli podczas liczenia pracownicy nie mają dostępu do komputera, tabletu lub telefonu, możesz wydrukować arkusz inwentaryzacyjny bez stanów magazynowych.
- Utwórz nową inwentaryzację w Chmurze Dotykačka: Przejdź do sekcji magazynowej i utwórz nową inwentaryzację dla wybranego magazynu.
- Wyłącz wyświetlanie stanów magazynowych w kroku 2: Wyłącz wyświetlanie stanów magazynowych, aby ilości zapisane w systemie nie znalazły się na wydruku.
- Wydrukuj arkusz inwentaryzacyjny: W kroku 2 wydrukuj dokument. Po wydrukowaniu możesz ponownie włączyć wyświetlanie stanów magazynowych, jeśli potrzebujesz ich do własnej kontroli. Możesz również bezpiecznie opuścić ekran konfiguracji — rozpoczęta inwentaryzacja zostanie zapisana na liście oczekujących inwentaryzacji.
- Przekaż arkusz pracownikom: Pracownicy fizycznie liczą towary i wpisują stany rzeczywiste przy odpowiednich pozycjach na wydrukowanym arkuszu.
- Wprowadź stany rzeczywiste: Przepisz wartości z wypełnionego arkusza do oczekującej inwentaryzacji w Chmurze Dotykačka.
- Zakończ inwentaryzację: Po zakończeniu inwentaryzacji system automatycznie wyświetli różnice inwentaryzacyjne pomiędzy stanami rzeczywistymi a stanami magazynowymi zapisanymi w systemie.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
P: Czy inwentaryzację w ciemno można przeprowadzić bezpośrednio na kasie POS?
O: Nie. Inwentaryzację w ciemno można skonfigurować wyłącznie w Chmurze Dotykačka. Kasy POS umożliwiają przeprowadzenie standardowej inwentaryzacji, w której nie można ukryć stanów magazynowych.
P: Czym różni się cyfrowa inwentaryzacja w ciemno od inwentaryzacji przeprowadzanej na papierze?
O: W przypadku inwentaryzacji cyfrowej pracownicy wprowadzają stany rzeczywiste bezpośrednio w Chmurze Dotykačka, ale nie posiadają uprawnień do wyświetlania stanów magazynowych i różnic inwentaryzacyjnych. W przypadku inwentaryzacji papierowej drukujesz arkusz bez stanów magazynowych, pracownicy ręcznie wpisują stany rzeczywiste, a następnie dane są przepisywane do Chmury Dotykačka.
P: Podczas cyfrowej inwentaryzacji pracownik nadal widzi stany magazynowe lub różnice inwentaryzacyjne. Co jest nie tak?
O: Najprawdopodobniej nadal aktywne jest uprawnienie "Wyświetlanie różnic inwentaryzacyjnych" lub "Wyświetlanie szczegółów inwentaryzacji". Wyłącz oba uprawnienia, zapisz ustawienia, a następnie poproś pracownika o wylogowanie się i ponowne zalogowanie.
P: Dlaczego na wydrukowanym arkuszu inwentaryzacyjnym widoczne są stany magazynowe?
O: Przed wydrukowaniem arkusza nie wyłączono wyświetlania stanów magazynowych w kroku 2. Utwórz nową inwentaryzację, wyłącz tę opcję, a następnie wydrukuj arkusz.