Raport finansowy odpowiada na pytanie: „Ile pieniędzy powinno znajdować się w kasie na podstawie tego, co ubyło z magazynu?”

Raport generowany jest w Chmurze Dotykačka po zakończeniu inwentaryzacji. Pozwala sprawdzić, czy zarejestrowany utarg odpowiada rzeczywistemu ubytkowi produktów z magazynu.

Raport ten jest również często określany jako "arkusz rozliczeniowy" lub "arkusz kontrolny".

Co pokazuje raport finansowy?

Raport finansowy jest dostępny w Chmurze Dotykačka dla każdej zakończonej inwentaryzacji. Porównuje stan magazynowy z poprzedniej inwentaryzacji ze stanem z bieżącej inwentaryzacji, oblicza zużycie każdego produktu, a następnie mnoży tę ilość przez jego cenę sprzedaży.

Wynikiem jest dokładna kwota, o jaką powinien wzrosnąć utarg w analizowanym okresie na podstawie faktycznego ubytku towaru z magazynu.

Raport ten najlepiej sprawdza się w barach oraz przy sprzedaży napojów na porcje lub z nalewaka — np. alkoholu z butelek, piwa z beczek czy innych napojów — gdzie każdej jednostce można przypisać konkretną cenę sprzedaży.

Nie należy korzystać z raportu finansowego do rozliczania pracy kuchni ani produktów spożywczych wykorzystywanych do przygotowywania potraw. Składniki kuchenne są zużywane w różnych ilościach, dlatego w takim przypadku wyniki raportu mogą być niedokładne. Do kontrolowania zużycia składników potraw należy korzystać ze standardowych raportów magazynowych oraz receptur.

Zastosowanie raportu w zależności od rodzaju działalności

• Gastronomia (bary, kawiarnie, restauracje): Jest to podstawowe zastosowanie raportu. Pozwala szybko sprawdzić, czy każda wydana porcja piwa, alkoholu lub innego napoju znajduje odzwierciedlenie w utargu.
• Handel detaliczny: Raport jest przydatny w przypadku produktów o stałych cenach sprzedaży, np. napojów butelkowanych czy papierosów. Ułatwia wykrywanie niedoborów magazynowych.
• Usługi: Raport ma zastosowanie przede wszystkim wtedy, gdy oprócz usług sprzedajesz również fizyczne produkty w ustalonych cenach, np. kosmetyki lub akcesoria.

Jak otworzyć raport finansowy?

1. W Chmurze Dotykačka przejdź do "Magazyn → Inwentaryzacje". Zostanie wyświetlona lista zakończonych inwentaryzacji uporządkowanych chronologicznie.
2. Znajdź zakończoną inwentaryzację, dla której chcesz wygenerować raport.
3. Otwórz "Raport finansowy". System automatycznie wygeneruje raport, porównując poprzednią zakończoną inwentaryzację z wybraną inwentaryzacją.
4. Sprawdź wyniki raportu. Możesz go wyeksportować za pomocą przycisku "Eksportuj" lub zachować do późniejszego wykorzystania za pomocą przycisku "Zapisz".

Jak skonfigurować system, aby raport był dokładny?

Aby obliczenia były prawidłowe, surowce magazynowe muszą mieć przypisaną cenę sprzedaży. W przypadku piwa z beczki oraz napojów przygotowywanych z kilku składników istotne jest również prawidłowe skonfigurowanie standardowych wielkości porcji.

• Przypisz ceny sprzedaży do surowców magazynowych: Raport oblicza wartość zużycia, mnożąc ubytek danego produktu przez jego cenę sprzedaży. Surowce bez przypisanej ceny sprzedaży nie zostaną uwzględnione w obliczeniu wartości pieniężnej. Ustaw cenę sprzedaży bezpośrednio dla surowca magazynowego, np. 1-litrowej butelki rumu lub beczki piwa.
• Ustal cenę napoju na podstawie najczęściej sprzedawanej porcji: Sprzedajesz piwo w pojemnościach 0,3 l i 0,5 l? Ustal cenę sprzedaży produktu magazynowego na podstawie najczęściej wybieranej wielkości. Pozwala to utworzyć naturalny margines tolerancji uwzględniający pianę oraz niewielkie różnice podczas nalewania. Jeśli raport mimo tego wykaże wartość ujemną, będzie ona wskazywać na rzeczywisty niedobór magazynowy, a nie typowe straty związane z nalewaniem.

Kolumny raportu

Raport przedstawia dane w formie tabeli, w której każdy wiersz odpowiada jednemu produktowi. Najważniejsze kolumny wykorzystywane do analizy niedoborów to:

• Stan przed inwentaryzacją: Stan magazynowy obliczony przez system, który powinien znajdować się w magazynie przed przeprowadzeniem inwentaryzacji.
• Stan wprowadzony: Rzeczywista ilość produktu stwierdzona podczas inwentaryzacji i wprowadzona do systemu.
• Różnica: Różnica pomiędzy stanem rzeczywistym a stanem oczekiwanym przez system — nadwyżka lub niedobór.
• Różnica finansowa (cena sprzedaży z VAT): Wartość pieniężna różnicy obliczona według cen sprzedaży. Pokazuje wartość brakującego lub nadwyżkowego utargu.
• Różnica finansowa (cena zakupu bez VAT): Wartość pieniężna różnicy obliczona według cen zakupu. Pokazuje rzeczywistą wartość finansową niedoboru.

Uwaga: Raport zawiera również kolumny Stan początkowy, Zakupy, Rozchód oraz Sprzedaż, które przedstawiają wszystkie ruchy danego produktu pomiędzy kolejnymi inwentaryzacjami.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

P: Dlaczego raport pokazuje wartość zerową lub nieprawidłową dla niektórych produktów?

O: Surowiec magazynowy nie ma przypisanej ceny sprzedaży. Uzupełnij cenę sprzedaży produktu, a następnie ponownie wygeneruj raport.

P: Czy raportu finansowego można używać do kontroli magazynu kuchennego?

O: Nie. Raport finansowy został zaprojektowany przede wszystkim dla produktów o określonej cenie sprzedaży, takich jak napoje, butelki czy beczki. Składniki kuchenne są zużywane w różnych ilościach, dlatego raport nie nadaje się do rozliczania przygotowywania potraw.

P: Dlaczego raport stale pokazuje niewielki niedobór piwa, mimo że niczego nie brakuje?

O: Przyczyną może być piana oraz niewielkie straty powstające podczas nalewania. Ustaw cenę sprzedaży surowca na podstawie najczęściej sprzedawanej wielkości piwa. Pozwoli to utworzyć naturalny margines tolerancji, dzięki czemu raport będzie wskazywał przede wszystkim rzeczywiste niedobory.

P: Kiedy generowany jest raport finansowy?

O: Raport można wygenerować dopiero po zakończeniu inwentaryzacji. System oblicza zmiany, porównując poprzednią zakończoną inwentaryzację z nowo zakończoną.