Artykuł aktualizowany na bieżąco


Niniejszy artykuł w skrócie omawia zagadnienia związane z Krajowym Systemem e-Faktur oraz jaki wpływ jego wprowadzenie będzie miało na użytkowników systemu Dotykačka.


KSeF umożliwia integrację z programami księgowymi oraz sprzedażowymi, dzięki której wymiana informacji o wystawionych i otrzymanych fakturach odbywa się automatycznie, poprzez API, bez angażowania użytkownika (poza oczywiście koniecznością konfiguracji takiej integracji). Dotyczy to również systemu Dotykačka.

Intensywnie pracujemy nad integracją systemu Dotykačka z KSeF, a nasi specjaliści czuwają nad zapewnieniem poprawności tej integracji.


Przed wprowadzeniem KSeF udostępnimy Ci pakiet materiałów informacyjnych i instruktażowych, przeprowadzających krok-po-kroku przez proces konfiguracji integracji systemu Dotykačka z KSeF.


Zgodnie z harmonogramem, udostępnimy także zaktualizowaną wersję aplikacji Dotykačka, wyposażoną w opcję uwierzytelnienia użytkownika (przedsiębiorcy) oraz uruchomienia komunikacji z KSeF. Sam proces tworzenia faktur pozostanie bez większych zmian. 


Podstawowym warunkiem korzystania z KSeF jest uzyskanie dostępu do systemu poprzez rejestrację. Wszystkie niezbędne informacje na temat KSeF znajdziesz na stronie internetowej ksef.podatki.gov.pl.

Zalecamy również kontakt ze swoim biurem księgowym aby uzyskać pełną informację w jaki sposób zmieni się komunikacja w zakresie obiegu faktur.


O kolejnych krokach potrzebnych aby móc wystawiać faktury w Dotykačka od 1 kwietnia 2026 będziemy informować na bieżąco. Zalecamy sprawdzać tą stronę cyklicznie jak i zapoznawać się z mailami jakie będziemy w tej sprawie wysyłać.


SPIS TREŚCI

Co to jest KSeF?

W 2026 roku wprowadzony zostanie dla wszystkich firm obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Od 1 lutego 2026 roku obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie firmy, których wartość sprzedaży w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r. wszystkich pozostałych przedsiębiorców (w tym JDG).

KSeF jest systemem przeznaczonym do wystawiania i odbierania faktur elektronicznych, zapewniającym automatyczne i bezpieczne przechowywanie dokumentów.

Celem wprowadzenia KSeF jest upłynnienie obiegu dokumentów oraz ułatwienie kontroli rozliczeń.


Dla kogo jest KSeF?

KSeF jest obowiązkowy dla wszystkich podmiotów na terenie Polski posiadających numer NIP. W uproszczeniu - dla wszystkich użytkowników Dotykačka.

O ile wystawianie faktur w KSeF staje się obligatoryjne od 1 kwietnia 2026 o tyle odbieranie faktur od dużych dostawców (jak na przykład prąd, gaz, internet, telefon, itp) - będzie już konieczne od 1 lutego 2026. Także najpóźniej do końca stycznia należy mieć już dostęp do KSeF.

Warto zaznaczyć, że Ministerstwo Finansów zapowiedziało brak penalizacji w roku 2026 w przypadku niepoprawnego stosowania KSeF.


Co muszę zrobić?

Najważniejsza rzecz do zrobienia to aktualizowanie programu Dotykačka na bieżąco. W tym celu wystarczy wejść w aplikacje Dotykačka Marketplace i sprawdzić czy przy którymś z programów nie ma klawisza  ZAKTUALIZUJ  .


Kolejną rzeczą jaka będzie potrzebna to certyfikaty KSeF, które będą wgrane do Dotykačka i wykorzystywane do wystawiania faktur. Potrzebny jest komplet,. czyli certyfikat uwierzytelniający jak i certyfikat offline.

Certyfikaty są generowane w KSeF i jeśli jeszcze nie zostały wygenerowane można to zrobić w każdej chwili.

Po zalogowaniu do KSeF wchodzimy do zakładki Certyfikaty i wybieramy Wnioskuj o certyfikat. W pierwszym kroku podajemy własną nazwę pod jaką chcemy certyfikat zapisać. Na przykład "certyfikat NIP offline" czy "certyfikat NIP online".

Podajemy dość skomplikowane hasło jakie będzie działało z tym certyfikatem. UWAGA! Hasła nie można odzyskać jak zostanie zgubione, także bardzo ważne, abyśmy je zapisali!

Po kliknięciu DALEJ pobierzemy pierwszą część certyfikatu - tak zwany klucz certyfikatu. Jest to plik z rozszerzeniem key.

UWAGA! Tego pliku nie można potem odzyskać! Należy zapisać go w bezpiecznym miejscu i nie kasować!

Teraz wybieramy jako rodzaj certyfikatu chcemy wygenerować. Mamy do wyboru dwie opcje:

  • Podpis linku do weryfikacji wystawcy - to jest certyfikat tzw. offline
  • Uwierzytelnienie w systemie KSeF - to jest certyfikat tzw. online

Po wybraniu rodzaju certyfikatu klikamy w klawisz wnioskujący o jego wydanie. Po chwili możemy stronę odświeżyć. Jeśli proces został zakończony pomyślnie zostaniemy o tym poinformowani i będziemy mieć klawisz Pobierz certyfikat. Spowoduje to pobranie drugiego pliku składającego się na certyfikat z rozszerzeniem crt.

Proces ten należy przeprowadzić dla obu certyfikatów - online i offline. Należy oczywiście nadać im różne nazwy abyśmy wiedzieli który jest offline a który online. Po zakończeniu tego procesu będziemy posiadać 4 pliki (2 z rozszerzeniem key i 2 z rozszerzeniem crt). Do tego zapisane hasła do tych plików.

Przydatne linki

Krajowy System e-Faktur

KSeF - informacje ogólne

KSeF - pytania i odpowiedzi


Ministerstwo Finansów udostępniło cztery podręczniki o KSeF 2.0, które mają być wsparciem dla przedsiębiorstw, przygotowujących się do wdrożenia Krajowego Systemu eFaktur. Podręczniki dostępne są w formie PDF:

Podręcznik KSeF 2.0. Część I – Rozpoczęcie korzystania z KSeF

Podręcznik KSeF 2.0. Część II – Wystawianie i otrzymywanie faktur

Podręcznik KSeF 2.0. Część III – Dodatkowe funkcjonalności

Podręcznik KseF 2.0. Część IV – KSeF w JST i GV oraz pozostałe modele uprawnień


Tytuł płatności w przelewie za fakturę wystawioną w KSeF

Od 1 stycznia 2027 r. płacąc przelewem za fakturę wystawioną w KSeF, obowiązkowo należy w tytule przelewu podać numer faktury nadany przez KSeF (lub identyfikator zbiorczy), tak aby płatność była prawidłowo powiązana z tą fakturą w systemie podatkowym.

Dobrą praktyką jest robić to już dziś od razu.

Odpowiednia podstawa prawna obowiązku podawania numeru faktury z KSeF w tytule przelewu, który zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2027 r., wynika przede wszystkim z przepisów ustawy o podatku od towarów i usług (VAT), a konkretnie z wprowadzonego art. 108g tej ustawy.

Art. 108g ustawy o podatku od towarów i usług (VAT) – to nowy przepis, który:

  • nakłada obowiązek oznaczania płatności za faktury ustrukturyzowane numerem identyfikującym fakturę nadanym przez KSeF lub odpowiednim identyfikatorem zbiorczym, jeżeli w przelewie płaconych jest kilka faktur,
  • dotyczy to płatności przelewem lub poleceniem zapłaty, czyli instrumentów, w których możliwe jest wskazanie tytułu płatności,

obowiązek ten został ujęty w VAT-cie, aby powiązać przelew z konkretną fakturą w systemie KSeF.

Przepis ten został dodany do ustawy VAT nowelizacjami związanymi z wdrożeniem KSeF i obowiązuje od 1 lutego 2026 r.